Jak bezpiecznie skanować dokumenty w biurze?

Skanowanie w biurze dotyczy zarówno dokumentów o niskiej randze, jak i takich, które są strategiczne dla prowadzonej działalności biznesowej lub zawierają dane osobowe. Wyciek informacji może pociągać za sobą utratę zaufania pracowników, kontrahentów i klientów. Często generuje też poważne straty finansowe. Aby zminimalizować ryzyko nieuprawnionego dostępu, zastosuj specjalistyczne oprogramowanie do skanowania oraz procedury chroniące przed kradzieżą danych.

Od czego zależy skuteczność ochrony zdigitalizowanych dokumentów?

Skanowanie jest procesem, w którym powstają elektroniczne kopie tradycyjnych dokumentów papierowych. To moment, w którym stosunkowo łatwo może dojść do wycieku danych. Cyfrową wersję dokumentu łatwo jest przechwycić, a następnie wydrukować w dowolnej liczbie kopii, przesłać na własną skrzynkę pocztową lub zapisać na pendrive i wynieść z firmy. Jeżeli chcesz zminimalizować ryzyko takiego zdarzenia, przeanalizuj procedury bezpieczeństwa w trzech obszarach:

• zaawansowane technologicznie urządzenia wielofunkcyjne – biznesowe MFP (Multi-Function Printers) oferują zabezpieczenie w postaci uwierzytelniania dostępu za pomocą hasła, nazwy użytkownika, karty ID, skanu odcisku palca lub kombinacji wymienionych metod – pliki z dokumentami są szyfrowane i zabezpieczane hasłem na twardym dysku urządzenia,

• programy do zarządzania środowiskiem druku – specjalistyczne oprogramowanie do skanowania dokumentów zapewnia automatyczne przesyłanie plików bezpośrednio na wcześniej zdefiniowany adres e-mail lub do określonej lokalizacji – wyspecjalizowane aplikacje rejestrują wszystkie procesy w środowisku druku i raportują każdą próbę nieuprawnionego dostępu, dzięki czemu możesz na czas podjąć działania zapobiegające kradzieży danych,

• przestrzeganie zasad bezpiecznego skanowania – równie ważne, jak inteligentne aplikacje i nowoczesny sprzęt, są procedury bezpieczeństwa i właściwe nawyki użytkowników, np. skanowanie bez odchodzenia od urządzenia, unikanie pozostawiania oryginałów bez kontroli, powstrzymanie się od udostępniania swojej karty lub kodu innym osobom.

Jakie aplikacje wykorzystać do bezpiecznego skanowania?

Na rynku funkcjonuje wielu dostawców oprogramowania do zarządzania przepływem dokumentów. Jedną z najbardziej zaawansowanych jest SafeQ – oprogramowanie do kompleksowego zarządzania środowiskiem druku w firmie. Dzięki niemu zeskanujesz dokument jednym kliknięciem: plik zostanie automatycznie przesłany do SharePoint lub Dropbox. Program umożliwia też zapis plików do wiadomości e-mail lub zdefiniowanej wcześniej lokalizacji. 

SafeQ ma wbudowany wysokiej klasy moduł OCR (ang. Optical Character Recognition) do rozpoznawania pisma. Oferuje opcje czyszczenia skanów i usuwania pustych stron. Ponadto wyróżnia tekst i zapisuje dokumenty cyfrowe z obsługą wyszukiwania w formatach PDF, DOC i XML.

Znacznie prostszym, lecz bardzo użytecznym narzędziem jest PaperCut – oprogramowanie zapewniające pełną kontrolę drukowania, kopiowania, skanowania i faksowania. Platforma jest prosta w instalacji i obsłudze. Dostarcza szczegółowych informacji na temat wszystkich procesów zachodzących w środowisku druku, monitoruje stan urządzeń i tworzy zaawansowane raporty w formatach PDF, HTML i XLS.

Możesz uzyskać wysoki poziom bezpieczeństwa skanowania nawet bez użycia specjalistycznego oprogramowania. Jak to zrobić, wyjaśnia ekspert z firmy DKS, dostawcy biurowych urządzeń wielofunkcyjnych: – W wielu przypadkach wystarczającym zabezpieczeniem jest wykorzystanie możliwości oprogramowania dostarczanego wraz z MFP. Kluczową kwestią jest założenie kont użytkownikom i zdefiniowanie ich uprawnień. Dzięki temu łatwo pozyskać informacje o tym, kto, kiedy i jakie operacje wykonał. Drugim filarem bezpieczeństwa obsługi przetwarzanych dokumentów są uwierzytelniania – najlepiej dwuskładnikowe, złożone np. z nazwy użytkownika i hasła. Należy uniemożliwić dostęp do urządzeń biurowych osobom postronnym, bez stosownej weryfikacji uprawnień. W przeciwnym razie każdy może nie tylko skanować czy drukować bez kontroli, ale także podjąć próbę odczytania dokumentów przechowywanych na twardym dysku MFP.

Bezpieczne skanowanie w biurze nie wymaga podejmowania nadzwyczajnych środków ostrożności. Zazwyczaj wystarczy wykorzystać potencjał biurowych urządzeń wielofunkcyjnych oraz oprogramowania do zarządzania przepływem dokumentów firmowych. Niezbędne są też szkolenia pracowników i opracowanie własnych zasad bezpiecznej obsługi sprzętu.