Systemy rejestracji czasu pracy - jak to działa?

Systemy rejestracji czasu pracy są powszechne w małych i dużych firmach reprezentujących najrozmaitsze branże. Nowoczesne instalacje mogą obsługiwać korporacje zatrudniające tysiące osób na różnych stanowiskach. Dzięki integracji z systemami kadrowo-płacowymi czy portalami dla pracowników ułatwiają rozliczanie czasu pracy, w tym przerw, nieobecności czy nadgodzin. W artykule wyjaśniamy, jak działają instalacje RCP.

Z czego składa się system rejestracji czasu pracy?

Każdy system rejestracji czasu pracy (RCP) składa się z kilku podstawowych elementów. Musi być wyposażony w sterowniki i rejestratory umożliwiające zapisywanie danych o wejściach i wyjściach pracowników z terenu firmy. Niezbędne do działania instalacji jest również odpowiednie oprogramowanie. Aby system był kompletny, konieczne będą też czytniki pozwalające na weryfikację tożsamości osoby rozpoczynającej lub kończącej pracę.

Jak wyjaśniają eksperci z firmy Electronics Box zajmującej się ochroną firm w Łodzi i okolicach, znajdują tu zastosowanie przede wszystkim czytniki zbliżeniowe na karty lub breloki. Do rejestracji czasu pracy nie powinno się używać czytników biometrycznych, gdyż informacje, które gromadzą, zaliczane są do danych osobowych. Według zasad RODO ich wykorzystanie do rejestracji czasu pracy mogłoby być traktowane jako nadużycie.

Działanie systemów RCP

Obsługa systemu RCP, niezależnie od zastosowanych czytników czy oprogramowania nie jest skomplikowana. Pracownicy, przychodząc do pracy, przykładają identyfikator do czytnika. Urządzenie może również wykonywać fotografię osoby odbijającej kartę, aby wyeliminować próby oszustwa. Dane z identyfikatora odczytywane są także przy wyjściu na przerwę oraz opuszczeniu zakładu po zakończeniu pracy. System rejestruje godziny wejść i wyjść, a dane przesyłane są do systemu kadrowo płacowego.

Instalację RCP można połączyć z systemem kontroli dostępu, dzięki czemu przy pomocy jednego identyfikatora pracownicy mogą rejestrować godziny pracy oraz uzyskać możliwość wejścia do wyznaczonych stref. Nowoczesne systemy umożliwiają również rejestrowanie czasu pracy zdalnej. W tym celu wykorzystuje się oprogramowanie komputerowe lub mobilne aplikacje. Istnieją również instalacje hybrydowe, które można wykorzystać do rozliczania czasu pracy osób zatrudnionych stacjonarnie oraz zdalnie.